특허사무소와 구글 워크스페이스

Tgleepa 2023. 6. 7. 00:05

스타트업을 위한 업무 플랫폼: 구글 워크스페이스(Google Workspace)

저희 특허사무소(특허법인)는 업무 플랫폼으로 구글 워크스페이스(Google Workspace)를 사용하고 있습니다.

많은 업무 플랫폼이 있는데, 그중에서 구글 워크스페이스를 선택하고, 5년 넘게 사용해 온 경험을 공유해 봅니다.

비즈니스를 시작했다면, 늦던 빠르던 언젠가는 고민하게 되는 선택 중 하나가 바로 업무 플랫폼일 것입니다.
현대의 거의 모든 비즈니스는 컴퓨터를 통해 이루어지고 있기 때문이죠.

업무 플랫폼은 사용자의 업무를 돕는 여러 가지 기능을 제공하는 통합 소프트웨어 또는 서비스라고 할 수 있습니다.

그룹웨어(Groupware)라고도 불리고 있죠.

예를 들어, 이메일, 일정 관리, 파일 공유, 또는 문서 작성 등의 기능을 제공하는 것입니다.

대표적인 업무 플랫폼(생산성 플랫폼)으로는 구글 워크스페이스(Google Workspace)와 마이크로소프트 365(Microsoft 365) 등이 있습니다.

물론, 다른 서비스들도 있지만, 구글과 마이크로소프트와 같이 통합 업무 도구를 모두 포함하고 있지 않습니다.

업무 플랫폼은 가급적 하나의 서비스로 통합하기를 원했기 때문에, 가능한 옵션은 ‘구글’ 또는 ‘마이크로소프트’ 였습니다.

구글과 마이크로소프트 모두 클라우드 서비스를 기반으로 다양한 서비스를 제공하기에, 어떠한 서비스가 특별히 더 낫다고 말하기는 어렵습니다. 각각 장단점이 있기 때문이죠.

제가 업무 플랫폼에서 가장 중요하게 보았던 기능이 있습니다. 바로 이메일입니다.

이제는 이메일이 업무 커뮤니케이션의 기본이 되었습니다. 모든 업무들이 이메일로 이루어지고 있죠.

구글의 이메일 서비스는 지메일(Gmail)이고, 마이크로소프트의 이메일 서비스는 아웃룩(Outlook)입니다.

지메일과 아웃룩 모두 좋은 이메일 서비스지만, 검색에 있어서는 아직은 지메일의 손을 들어주고 싶습니다.

업무를 하다 보면, 이메일들이 하루에도 수십 통씩 쌓입니다. 결국 다시 내용을 확인하려면 이메일을 검색해봐야 합니다.

이때, 지메일의 검색 서비스는 메일, 채팅, 및 첨부 파일의 내용까지 모두 검색해 줍니다.

제가 업무 플랫폼을 고민할 당시, 구글은 "G-Suite" 라는 서비스로 클라우드 드라이브 용량이 무제한이었습니다.

이메일 검색 서비스도 좋고, 클라우드 용량까지 무제한. 사실 더 이상 고민을 할 필요가 없었죠.

아쉽게도, 이제 이름이 바뀐 "Google Workspace" 는 더 이상 클라우드 용량이 무제한은 아닙니다.

그렇지만, 여전히 이메일 검색 기능은 강력하고, 클라우드 용량이 크게 부족한 것은 아닙니다.

저희 사무소는 모든 업무 도구를 구글로 통합했습니다.

출근하면 지메일에 로그인해서 이메일(Gmail)을 확인합니다. 구글 캘린더(Google Calander)로 일정을 확인하고, 구글 태스크(Google Task)로 이메일과 연동해서 할 일을 체크합니다.

그리고 사내 구성원들과는 구글 챗(Google Chat)으로 소통하죠. 각각의 그룹별로 그룹원들과는 구글 스페이스(Google Space)에서 데이터를 교환하고, 논의합니다. 스페이스 내에서도 그룹원에게 할일을 지정(assign)할 수 있습니다.

모든 데이터는 구글 클라우드(Google Clould)로 동기화되며, 고객과는 엑셀을 공유하지 않고, 구글 스프레드 시트(Google Spreadsheets)로 공유합니다.

그리고 이 모든 업무 도구들은 이메일 화면에서 접근이 가능합니다(App main menu 및 Side panel 메뉴에서 아이콘으로 확인 가능).

이메일이 모든 업무 도구의 허브인 셈이죠. 그래서 업무 중에는 지메일 화면을 반드시 켜놓습니다.

처음에는 저희 사무실의 구성원들도 적응을 어려워했었습니다. 그렇지만 꾸준히 사용한 결과, 이제는 다들 구글 워크스페이스에 적응했습니다.

구글의 어떤 기능은 불편해서 도중에 별도의 프로그램을 사용해보기도 했습니다.

그런데 또 다른 프로그램을 실행해야 한다는 불편함이 크게 다가오더군요. 결국 업무에서는 통합이 중요하다는 걸 깨달았습니다.

다소 불편하더라도, 접근이 쉬우면 결국 사용하게 됩니다. 다행인 점은, 구글이 꾸준히 서비스를 개선해준다는 점이지요. 물론, 수요가 없어서 가차 없이 종료된 서비스도 많지만요.

그렇지만 일단은 앞으로도 구글을 사용할 생각입니다. 로그인이 출근이고, 로그아웃이 퇴근. 이를 위해서는 반드시 통합된 업무 플랫폼이 필요하기 때문입니다.

다만, 최근 "Copilot"을 앞세운 마이크로소프트의 움직임이 예사롭지 않기는 합니다. A.I 기술의 발표와 적용이 거의 스타트업 수준이라고 보일 정도입니다.

앞으로 업무 도구에서의 가장 큰 변수는 A.I의 업무 보조 기능일 것입니다.

업무 플랫폼에서 구현되는 A.I 기술에 따라, 저희도 계속 구글에 남아있을지, 아니면 마이크로소프트로 이전을 할지 결정을 내리게 될 것 같습니다.